Dans le contexte sanitaire, économique et politique actuel, de nombreux salariés voient leur mobilité décalée, les obligeant à travailler à distance depuis leur pays d’origine alors qu’ils occupent déjà leurs nouvelles fonctions au sein de leur entité d’accueil.
Cette situation de travail à distance, depuis le pays d’origine pour une entité étrangère située dans le pays d’accueil emporte des conséquences concrètes à anticiper pour les employeurs :
- Rédaction d’un avenant prévoyant la prise de nouvelles fonctions et éventuellement, la suspension du versement de primes liées spécifiquement à la présence dans l’État d’accueil
- Maintien des cotisations sociales dans l’État d’origine
- Maintien de l’imposition (via prélèvement à la source ou pas) dans l’État d’origine
- Maintien de la paie dans l’État d’origine
- Refacturation des rémunérations entre les entités – sous réserve de l’accord des équipes financières qui devront dûment motiver la situation pour justifier la refacturation.
En matière de droit du travail
La situation temporaire de travail à distance alors que le salarié occupe déjà ses fonctions doit être contractualisée dans un avenant au contrat de travail, ou un addendum à l’avenant de détachement initialement conclu.
Il convient ainsi de prévoir que le salarié occupe ses nouvelles fonctions à distance et qu’il bénéficie, le cas échéant, des conditions financières liées à ce nouveau poste.
Il est toutefois naturellement possible, et souhaitable, de prévoir que les indemnités (primes d’expatriation ou d’impatriation, primes qualité de vie, prime coût de vie, hardship, prime d’éloignement, etc.) ou avantages en nature (frais de déménagement, garde-meuble, prise en charge du logement, frais de transport, frais de scolarité des enfants etc.) spécifiquement liés à la présence physique à l’étranger ne seront versés qu’à compter du départ physique effectif du salarié et éventuellement de sa famille du pays d’origine vers le pays d’accueil.
Une attention particulière sera portée à l’organisation du travail du salarié concerné, notamment s’il travaille pour et avec une entité (future entité d’accueil) située dans une zone éloignée, supposant un important décalage horaire.
En matière de protection sociale
Le principe est celui d’une affiliation au régime de sécurité sociale du pays dans lequel le salarié exerce physiquement son activité professionnelle, quand bien même cette activité serait exercée pour le compte de l’entité d’accueil située à l’étranger.
Le salarié concerné doit donc rester affilié au régime obligatoire de sécurité sociale de son État d’origine tant qu’il est physiquement présent dans cet État.
En matière d’impôt sur les revenus
Le salarié demeure en principe résident fiscal de son État d’origine tant qu’il y est physiquement présent – à confirmer naturellement selon les circonstances de faits, au regard des critères légaux et/ou jurisprudentiels de détermination de la résidence fiscale.
Le principe est celui d’une imposition dans le pays dans lequel le salarié exerce physiquement son activité professionnelle, quand bien même cette activité serait exercée pour le compte de l’entité d’accueil située à l’étranger.
Le salarié concerné reste donc imposable dans son État d’origine tant qu’il est physiquement présent dans cet État.
Pour les États où un système de prélèvement à la source est appliqué, il convient donc de maintenir le salarié assujetti à ce prélèvement jusqu’à son départ effectif du pays d’origine.
En matière de paie
Le salarié concerné doit être maintenu sous le payroll de la société d’origine lorsque cela est possible (à vérifier selon les dispositions locales) afin de faciliter le paiement des cotisations sociales et de l’impôt sur le revenu, dus dans le pays d’origine.
Le passage en paie du pays d’accueil n’est donc pas opportun tant que le salarié n’est pas physiquement localisé dans le pays d’accueil.
En matière de refacturation intragroupe
Compte tenu de la prise de fonctions dans l’intérêt de l’entité d’accueil, il convient de prévoir une refacturation entre entités d’origine et d’accueil de la rémunération versée au salarié (et des éventuelles charges sociales supportées par l’employeur).
Dans le cadre d’une mise à disposition intragroupe, cette refacturation devra être effectuée ‘’at cost’’ (sans marge) après avis des équipes financières des deux entités pour éviter toute problématique comptable, financière et / ou en matière d’impôt sur les sociétés…
Une attention particulière sera apportée à la nature des fonctions occupées dans le pays d’origine par le salarié qui y est retenu. Il pourrait, notamment si la situation se pérennise, constituer un établissement stable de la société d’accueil dans l’intérêt de laquelle il travaille.
Cas spécifique : embauche externe d’un salarié résidant à l’étranger, dont l’arrivée dans le pays d’accueil est décalée
Dans le cas d’une embauche externe par une société de l’État d’accueil n’ayant pas d’entité dans l’État d’origine, il conviendra de se rapprocher de conseils dans l’État d’origine afin de s’assurer des modalités de paiement des cotisations sociales et de l’impôt sur le revenu pour une entreprise étrangère (enregistrement auprès des autorités locales, etc.).
Il conviendra également de vérifier si des dispositions spécifiques en droit du travail s’appliquent pour le salarié qui exerce physiquement son activité dans son État d’origine.
Plusieurs Etats sont convenus de mesures dérogatoires temporaires liées au Covid-19.
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